As melhores práticas sobre contas à pagar que você precisa ler

Fazer a gestão financeira requer um grande esforço de construção de uma estrutura robusta, funcional e organizada do controle de toda a movimentação de tudo o que acontece na vida financeira da sua empresa.

Todos os dias, fazemos diversos processos de que vão trazer dinheiro para sua empresa como um recebimento, ou a realização de vendas, além de tirar dinheiro do seu caixa através de pagamentos, para várias frentes como vamos ver alguns tópicos à frente neste artigo, além usar os mais diversos tipos de meios de pagamento, tipo dinheiro, cheque, cartão de crédito e débito, promissórias, movimentações bancárias, boletos, por aplicativo e, agora, também através de PIX.

Gerenciar esses processos podem se tornar uma verdadeira dor de cabeça, com o volume e a periodicidade com que esse processo acontece. Isso vai depender, obviamente da maneira com a qual você realiza a gestão financeira da sua empresa.

Ainda muitas empresas que, por questões de comodidade, ainda optam em realizar esse processo apenas num caderninho, anotando tudo o que entra e sai. Mas isso não é prático. Basta precisar de uma informação de vários dias atrás e lá se vão algumas horas do seu dia até conseguir a informação correta e precisa.

O uso de sistemas de gestão ajudam muito nesse processo e aceleram a gestão, a produtividade e a segurança dos dados. Com os processos sistematizados, é possível manter toda a empresa interligada e cada movimentação cadastrada em um só lugar e com fácil acesso [às pessoas permissão, obviamente].

Se você está aqui, é porque, certamente, precisa melhorar a gestão financeira da sua empresa e esse artigo vai te ajudar com as melhores práticas.

Mais abaixo, separamos alguns pontos de destaque para ajudar você a entender melhor o seu processo e ajudar às eventuais necessidades.

Controle de movimentação financeira

A realização do controle dos processos de movimentação de tudo o que entra e o que sai é uma das etapas principais de todo o processo da gestão financeira.

Nos tópicos à frente, falaremos mais sobre a realização dos registros das entradas e saídas do seu caixa e das suas contas bancárias, mas por hora, vamos focar na importância do controle, que é o cuidado que você precisa ter para fazer uma boa gestão das suas contas à pagar.

A realização desse controle precisa ser rigoroso, rotineiro e estabelecer prioridade sobre os processos da empresa.

Geralmente o processo financeiro é negligenciado pelas empresas que, corriqueiramente, priorizam o processo de vendas, do atendimento e também do investimento em marketing e compra de mídia para atrair a atenção das pessoas.

Mas cada um dessas atividades estão diretamente ligadas ao processo de movimentação financeira.

O que acontece é que os empreendedores, provavelmente você seja uma pessoa assim também, está focado em fazer o negócio vender. Ou seja, fazer entrar dinheiro na empresa, ao passo que, para isso, é necessário gastar dinheiro, ou melhor, investir dinheiro para que ele retorne em forma de faturamento e, com algum lucro.

Mas a pergunta é: quanto você está gastando para que a sua empresa obtenha faturamento?

e ainda... Qual é o retorno desse investimento?

Se você não sabe quanto está gastando, não sabe quanto está retornando. Se está tendo lucro ou prejuízo.

Isso é preocupante, mas tem solução.

Use um bom sistema de gestão

Um bom processo de gestão de contas à pagar começa com o uso de uma boa ferramenta de gestão. Um sistema de gestão é fundamental para que a sua empresa possa gerenciar todo o processo, desde a chegada de uma mercadoria, até um carro de som usado para fazer a propaganda do seu negócio.

O uso do sistema de gestão vai possibilitar a centralização das informações e a organização de tudo o que acontece na sua empresa. O sistema costuma ser o coração da gestão do negócio, porque é a partir dele que podemos extrair informações valiosas para a tomada de decisão e correção de tudo aquilo que precisamos melhorar dentro da empresa.

A implementação de um sistema de gestão tornará os processos da sua empresa mais robustos, profissionais e diminui a ocorrência de erros.

Com um sistema de gestão a sua empresa vai passar a fazer o controle correto de:

• gestão de compras

• lançamento de notas fiscais e de serviços

• gestão do estoque

• gestão de vendas

• lançamento das despesas de curto, médio e longo prazo

• movimentações de caixa

• movimentações bancárias

Além disso, o principal benefício está no processo analítico, com a geração prática e rápida de relatórios que vão nos ajudar à tomar decisões mais assertivas.

• relatório de contas à pagar

• relatório de fluxo de caixa

• relatório de contas à receber

• relatório de vendas

• relatório de curva ABC de produtos

• relatório de despesas

Isso vai possibilitar ao empreendedor ou ao empresário ter o controle do negócio nas mãos à todo o momento, libertando da sensação de não saber ao certo como a empresa está caminhando.

Registros do que entra e o que sai da empresa

Essa é a etapa que vai separar, verdadeiramente, o seu negócio do sucesso ou do fracasso.

O registro das operações foram deixados de lado por 90% das empresas que já atendemos ao longo dessa jornada de quase 4 anos da LEAL [no momento em que escrevo esse artigo]

Isso acontece porque o processo de controle de uma empresa não é exatamente um processo legal e divertido, como por exemplo, atender um cliente, testar produtos e realizar uma venda.

O processo de registro requer atenção, cuidado, perícia e dedicação. E é ai que muitos empreendedores se perdem.

A contradição de "fazer o que ama" remete às pessoas fazer apenas o que é bom, legal e divertido. Ao passo que fazer o que ama é, na verdade, gostar tanto daquilo a ponto de ter que fazer coisas que não gostar para que o resultado final seja incrível.

Além de não registrar em sua totalidade, ainda há empreendedores que registram parcialmente, os processos.

Vão operando o negócio durante o dia e, no fim do expediente, começa a realizar as operações.

Mas esse processo é perigoso e está rodeado de falhas. Basta um dia cansativo para o empreendedor dizer: "amanhã eu faço" e pronto, tudo estará perdido.

Os registros devem acontecer no ato, assim que ocorrem às movimentações. O processo do seu negócio precisa girar em torno disso para que obtenha sucesso e eficiência na sua gestão.

Movimentação interna e bancária

A movimentação interna e bancária é extremamente importante. Saber exatamente o volume de recursos que a sua empresa tem é fundamental para evitar imprevistos, atrasos, juros, multa e prejuízos.

No seu sistema de gestão, você deve ter todas as informações de caixa atualizadas diariamente, com o valores apurados das vendas para que o uso do recurso financeira possa ser planejado e otimizado de acordo com a estratégia do negócio.

É importante definir com clareza quais serão as contas em que o negócio vai gerenciar o caixa.

E sempre que houver depósitos, será necessário fazer o registro da movimentação no sistema de gestão para garantir a clareza das informações.

Controle de contas à pagar [registro, gestão e quitação]

O controle de contas à pagar acontece seguindo o fluxo:

Registro > gestão > quitação

O registro acontece no ato da movimentação do seu negócio. Quando você compra uma mercadoria, ou quando contrata uma ferramenta digital, por exemplo.

Esse registro precisa ser feito para garantir que você se lembre depois da despesas que precisa ser paga.

Usando um sistema de gestão, o registro de uma conta à pagar de uma fornecedor pode ser feito no ato do lançamento da nota fiscal de compra. Assim, no final do processo, você poderá lançar as informações financeiras daquela compra de materiais.

A gestão é feita diariamente, com a verificação do que precisa ser pago, verificando previamente a disponibilidade dos recursos financeiros para o pagamento dos títulos.

Basta fazer a busca das contas à pagar dentro de um período específico para retornar todas as despesas.

Assim, vamos conseguir planejar antecipadamente tudo o que a empresa precisa honrar dentro do período.

E por fim, a quitação. A quitação dará baixa na conta selecionada e, automaticamente, utilizará o recurso da conta interna ou bancária que você escolher.

Assim, vamos conseguir fazer a gestão das contas à pagar e também das contas bancárias onde estão armazenados os recursos financeiros.

Use um plano de contas para estruturar os seus custos

Principais contas do plano:

• fornecedores

• impostos

• pessoal

• custo de mercadoria vendida

• despesas administrativas

• despesas financeiras

A importância de um bom planejamento financeiro

O planejamento financeiro ajuda no processo de prevenção aos gastos do negócio e no planejamento de utilização dos recursos financeiros da empresa.

Ele vai permitir entender de que maneira o recurso do seu negócio será utilizado e como otimizar isso.

Além disso, com um planejamento financeiro será possível criar estratégias de investimento e utilização dos lucros da empresa para que eles gerem retornos ainda maiores para o negócio, criando uma base sustentável.

Precisa de ajuda?

Todos os anos, nós ajudamos empresas com processos eficientes de gestão, estratégia e melhoria dos resultados. Se a sua empresa precisa de ajuda, entre em contato com a gente. Um dos nossos consultores entrará em contato com você, fará uma sessão estratégica e, com certeza, vai direcionar para o melhor caminho possível.

Gostou deste conteúdo? Passe à frente. Compartilhe com os seus amigos!

Um abraço e até a próxima.

Marcus Leal.