7 passos simples para evitar não saber o que entra e o que sai

Introdução

Chegou o dia do boleto para pagar e você simplesmente não faz a mínima ideia de onde está o dinheiro para pagar...

Quantas vezes eu já ouvi [e até eu mesmo passei] essa história. Você se lembra de várias coisas, a maioria delas nem é tão importante assim, mas de onde o dinheiro veio e para onde ele foi... Isso ai da trabalho né?

Porém, a grande questão é: até quando a sua empresa precisa ser uma bomba relógio?

O que eu estou querendo dizer é... até quando os boletos precisarão explodir na sua mão, como se fosse uma bomba relógio com um tempo para ser desarmada. Trocando em miúdos, você vai precisar matutar [como a gente diz aqui na Bahia] para descobrir o destino do seu dinheiro.

Porque certamente ele não está no caixa da sua empresa, certo?

Mas dai você pode falar... Aaaaaaah Marcus, mas eu cuido mais da parte da produção do produto... Eu cuido mais da entrega do produto... Eu me ocupo muito vendendo e atendendo o cliente...

Caro leitor, eu te pergunto... E quando acaba o expediente da sua empresa? Você faz o quê? Seu funcionário vai pra casa, mas e você? Vai também?

Infelizmente [ou felizmente] ser dono de empresa é assim, assumir a responsabilidade e estar a par de tudo o que acontece nela!

E é por isso que você está aqui! Vamos juntos aprender e não cometer mais esse erro e, em primeiro lugar, não permitir mais que esse problema de simplesmente não saber o que entra e o que sai da sua empresa aconteça.

Vamos lá?

Aqui na Leal, desenvolvemos um método do qual nosso objetivo foi sempre administrar com resultado qualquer que seja a empresa.

Entendemos que gerenciar estoque, vendas, financeiro e pessoas são tarefas complexas e relativamente chatas de serem feitas e por isso nosso lema é: SIMPLIFICAR A GESTÃO DE MICRO E PEQUENAS EMPRESAS.

Todo negócio na sua fase inicial passa por dificuldade e recursos limitados para investir em gestão. As pessoas pensam... Isso é caro, vou deixar para investir depois e é ai que está o primeiro erro. Gestão deve ser prioridade em qualquer negócio e você, caro leitor, deve concordar comigo, pois está aqui justamente por um problema causado pela falta de gestão, não é verdade?

Através de ferramentas simples e eficientes podemos corrigir isso. Com seu computador e com a ajuda de um software de gestão, você poderá fazer isso na sua empresa.

Nós ainda teremos um longo caminho, mas eu já posso te ajudar se você quiser saber mais do que estou falando... São poucos cliques e você vai ter uma ferramenta incrível para gerenciar o seu negócio com um investimento menor que 3$ por dia! Basta clicar aqui nos e você poderá aproveitar a nossa condição especial nos próximos 15 min.

Você conhece todas as fontes de entrada e saída da sua empresa?

Segundo Nadir Andreolla, no livro ferramentas de gestão financeira para pequenas e médias empresas, é fundamento que qualquer negócio tenha um planejamento básico estruturado com processos financeiros estabelecido e, de preferência, amparados por um sistema de gestão.

Basicamente, controlar tudo o que entra e tudo o que sai é chamado de controle da movimentação financeira.

7 passos simples para evitar não saber o que entra e o que sai

Agora, vamos começar a ver na prática quais são o 7 passos que você precisa implementar no seu negócio agora para começar a controlar tudo o que entra e tudo o que sai.

Passo 1 - Controle da movimentação financeira

Tem por objetivo registrar o dinheiro que entra e que sai da empresa em determinado período. Não se refere apenas à movimentação interna da empresa, mas também a movimentação bancária.

Esse é um passo fundamental, onde você precisa ter o nível de consciência para que esse processo possa funcionar da maneira correta.

Ao passo que você compreender a importância de entender e conhecer os seus números a sua gestão ficará mais técnica, simples e previsível.

Lembre-se que tudo isso aconteceu porque você foi pagar um boleto e ficou surpreso por não ter fundos suficientes, lembra?

A partir do momento que você entende isso, você passa a olhar para o seus números de modo técnico, crítico e analítico, pensando em fatores primordiais voltados aos objetivos do negócio e para o seu crescimento.

Passo 2 - Controle de vendas

Eu verdadeiramente não sei se é o seu caso aqui, mas já vi muitos empreendedores que não sabiam ao menos o quanto ou quais produtos tinham vendido em um dia de trabalho em seu negócio.

Imagina... chegar ao final do dia e não saber quanto vendeu ou o que vendeu?

De que forma você vê esse processo dentro da sua empresa? Com que frequência você toma nota de tudo o que foi vendido dentro da sua empresa?

A importância do controle de vendas não está, de modo geral, ligado ao fator financeiro, mas também à variáveis concentradas no processo de gestão de estoques, na matéria-prima, na contração de mão de obra especializada.

Quando você não controla as suas vendas, vários processos ficam à deriva navegando sobre mares desconhecidos do continente "imprevisto".

Importante para gestão comercial e financeira, o controle de vendas é ideal que seja feito de todas as linhas de produtos ou serviços da empresa através do registro e acompanhamento diário para a projeção geral mensal.

Passo 3 - Controle de contas a receber

Nem tudo que você vende é dinheiro à vista, na hora. Quando se está começando um pequeno negócio, no seu bairro, online, na sua casa, uma das estratégias de convencimento para que o cliente compre é a venda à prazo.

O popular "fiado" sem controle é um caminho sem volta! Esse é o seu caso? Esperamos que não!

Mas se for, vamos te ajudar também.

Imagina vender à várias pessoas diferentes, produtos diferentes com valores diferentes... Você lembraria?

Se você disse sim, meus parabéns, sua memória é admirável. Mas certamente, alguns leitores aqui responderão que não. E é aqui que mora o perigo.

Vamos pensar, não apenas as vendas realizadas à prazo para essas pessoas precisarão serem lembradas, mas também as suas datas de cobrança e vencimento, além de ter que lembrar se essas contas foram pagas ou não.

Por isso a importância de conhecer o processo de gerenciar as contas à receber. Sendo assim, vamos entender, entre a teoria e a prática como esse processo funciona.

Esse sistema registra os recebíveis de vendas à prazo. No caso de uma loja, por exemplo, são considerados as diversas modalidades de recebimentos.

Dessa forma, a nossa estrutura de tudo o que entra na empresa é formado por:

• vendas à vista

• contas à receber

Essas são as fontes de entrada do dinheiro em um negócio e precisam ser gerenciadas através de fundamentos e ferramentas de controle.

Contudo, todo o processo de entradas no seu caixa fica da seguinte forma:

Passo 4 - Controle de compras

O controle de compras tem basicamente a mesma importância do controle vendas. Entretanto, com uma ressalva: aqui o dinheiro apenas sai do seu caixa, diferente das suas vendas.

De certo modo, o controle de compras gera ainda mais medos e necessitam de mais atenção da sua parte, caro empreendedor.

É importante compreender a sua capacidade de contrair dívidas. Grandes volumes de compra com a visão de barganha de preço podem se tornar uma grande dor de cabeça caso não tem capacidade de pagar a dívida contraída.

Gerenciar os estoques e manter a quantidade de cada produto atualizados são processos primordiais pra evitar a compra desnecessária, a aquisição de obrigação junto aos fornecedores e o uso do dinheiro em caixa.

Outra ressalva são junto aos prazos dados pelos fornecedores. É importante analisar se o seu giro de vendas compreende a cobertura da parcela da compra. Uma vez que não apenas existem as dívidas relacionadas ao fornecedor mas também outros custos e despesas como veremos nos próximos passos.

Passo 5 - Controle de despesas e gastos

Todo o dinheiro que sai do caixa da sua empresa tem que, sob a ótica de eficiência e resultados, resultar dos esforços para atingir os objetivos do negócio e a obtenção de lucro.

Entretanto, algumas dessas medidas, não tem a finalidade específica de gerar lucro, mas em algumas situações, impossíveis de serem evitados.

• Despesas: são gastos realizados para gerar a receita e administrar a empresa, como a comissão de vendedores, salários dos administradores do negócio.

Para que você possa identificar dentro do seu negócio, as despesas serão aquelas que não estão ligadas diretamente a produção/estoque do seu negócio.

• Gastos: correspondem aos desembolsos financeiros feitos por uma empresa relativos à aquisição de mercadorias, pagamento de salários, comissões, impostos, investimentos e outros. Tem relação direta com o fluxo de caixa da empresa.

Passo 6 - Controle de custos fixos e variáveis

Toda empresa tem custos fixos e custos variáveis. Desde a aquisição de equipamentos, compra de sacolas, vendas de produtos, combustível para a entrega delivery... Tudo é um custo fixo ou variável.

Certamente, se você é empreendedor, alguns termos técnicos como a diferença entre custos e despesas deve ter bagunçado a sua mente. Por uma questão prática, vamos tratar do termo "custos" para exemplificar.

Vamos começar pelos custos variáveis. Os custos variáveis serão proporcionais ao volume das vendas realizadas, bem como a produção da sua mercadoria, se o seu negócio favorece a produção do produto ao invés da compra para a revenda.

Ou seja, são percentuais de cada tipo de custo dado a proporção de uso. Quanto maior for, maior o percentual de uso de cada custo. Abaixo, algumas operações que rateiam os custos:

• Mercadorias vendidas

• Produtos produzidos

• Impostos pagos

• Comissões de vendas

Esse rateio também é importante para a formação do preço de custo do produto. Ao calcular o preço de venda de um produto, essas variáveis precisam ser incluídas, para que você não tenha prejuízos.

Por outro lado, os custos fixos são inerentes à produtividade da empresa e vão existir independentemente da sua operação. Isso significa que mesmo parado, o seu negócio irá produzir alguns custos.

Para os custos fixos, temos alguns tipos:

• Custos de mercadoria

• Custos de depreciação

• Custos que independem das vendas

Custos fixos com pessoal:

• contribuição previdenciária

• Décimo terceiro salário

• Férias

• INSS

• FGTS

• Provisão de rescisões salariais

Custos fixos operacionais:

• Aluguel

• Água

• Luz

• Telefone

• Internet

• Honorários

• Materiais de higiene

• Materiais de limpeza

• Logística

• Pro labore

Passo 7 - Controle de dívidas

Controlar as dívidas irá referir-se ao capital que o seu negócio necessitar de terceiros, como bancos e investidores anjo. Caso você tenha aberto um negócio cujo investimento inicial, ou seja, o capital social não tenha sido inteiramente próprio e você tenha recorrido ao banco, por exemplo, para um empréstimo para a compra de maquinários, esse investimento de terceiros se encaixa no controle de dívidas.

Para que não haja nenhuma surpresa, o controle de dívida deve ser feito previamente, buscando ser compensado dentro da operação do negócio. Do contrário, a sua solvência pode ser impossibilitada, acarretando em mais dívidas e até o fechamento do seu negócio.

Conclusão

Se eu fosse abrir qualquer negócio hoje, com a experiência de mais de 300 consultorias em diversos seguimentos diferentes, com certeza, o que eu não deixaria de fazer é visualizar nos mínimos detalhes, todos os números da minha empresa.

Saber, em cada detalhe, tudo que entra na empresa e tudo o que sai é extremamente importante até mesmo para a sobrevivência do negócio.

Em 7 passos simples, você viu cada um dos lugares onde você, caro leitor, precisa prestar atenção dentro da sua empresa e, melhorar cada processo ao ponto de evitar surpresas e situações de dificuldade.

Nesse artigo também deixamos clara a necessidade de usar ferramentas para tornar o processo eficiente. Entre várias delas, você pode seguir as nossas indicações e melhorar ainda mais o seu negócio.

Gostou desse artigo, compartilhe com máximo de pessoas que você conhece e que sabe que ele vai ajudar.

Te espero nos próximos materiais...

Um grande abraço,

Marcus Leal

Leal Administração & Consultoria.

www.lealadmconsultoria.com.br