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Como gerenciar melhor a empresa usando Sistemas de Gestão?

Atualizado: Abr 28




Já sentiu isso?


Você tem a sensação de que não tem controle de nada dentro da sua empresa?


Que trabalha tanto, tanto, mas quando chega o final do mês, percebe que mais uma vez não deu certo.


Você tem a sensação de que entra dinheiro, sai dinheiro, e a única que você vê é a sí mesmo cada vez mais cansado.


Talvez ainda não tenha percebido, mas você tem usado uma ferramenta poderosa exclusivamente para emitir notas fiscais, a sua empresa pode estar perdendo muito dinheiro.


Mas eu não tenho tempo!


A maioria dos empreendedores estão focados na parte operacional, e com você não é diferente.


A linha de frente é o que importa agora. Mas os seus resultados poderiam funcionar melhor se você soubesse o que de fato está acontecendo na sua empresa como um todo?


Mas seu tivesse algo ou alguém...


Você percebe que poderia melhorar se tivesse uma pessoa exclusiva para dar atenção a essa função dentro da sua empresa.


Ou talvez, uma ferramenta que pudesse fazer isso para você.


Mas a primeira coisa que pensa é: isso vai me trazer mais despesas. Não quero gastar!


Sempre tem algo para culpar, e não é você!


Geralmente, pessoas que não olham pra dentro do seu próprio negócio, sempre buscam as desculpas fora dele.


Por isso, a culpa é sempre do governo que aumentou os impostos, do fornecedor que aumentou os preços, com concorrente que ofereceu mais vantagens, do cliente que o abandonou, mas nunca foi você.


E sempre continua na mesma... sem resultados


Continua dando o máximo de si todos os dias. Mais e mais para que a situação mude. E não muda não é mesmo?


Sorte sua [e nossa também] de encontrar você por aqui. Pois temos algo nesse artigo que fará você enxergar tudo de maneira diferente!


Vamos lá?




O cenário empreendedor e os estágios de uma empresa!


Afinal de contas, o que antes era apenas para alguns, agora é obrigatório a todos. Se a sua empresa tem um sistema de gestão, saiba que você pode fazer muito mais com ele.


E se você ainda não tem, você vai descobrir aqui nesse artigo como ir além dentro do seu negocio com o uso dessa ferramenta.


O sistema que você usa na sua empresa pode ir muito além de um simples emissor de notas. E mais a frente você entenderá porquê!


Dependendo do estágio em que o seu negócio se encontra, o seu foco deve estar ligado à áreas específicas. Por exemplo:


estágio 1: abertura

Ao iniciar um novo projeto, os esforços estão concentrados na atração de novos consumidores, vender, buscar crescimento e giro o mais rápido possível.


Nesse caso o seu foco está 200% no processo operacional. A sua principal preocupação é fazer o negócio rodar!


estágio 2: crescimento

Nesse momento da sua empresa, você passa a se concentrar no que o seu concorrente. Você está ocupado em entender o que cada um dos seus concorrentes faz [ou não faz] para que você possa tirar vantagens e atrair um maior número de pessoas para a sua empresa.


estágio 3: manter-se no topo

Aqui, o foco está concentrado à longo prazo. Você já tem um negócio bem posicionado, com uma fatia considerável do seu nicho, com uma equipe engajada e que veste a camisa da empresa.


Agora é a hora de pensa no próximo nível, e você está muito mais focado na parte estratégica do negócio e na gestão como um todo.




Com certeza, você está aqui e depois de ler esses 3 estágios acabou de pensar: "com certeza quero chegar ao estágio 3". Seria incrível não é mesmo?


Acontece que a realidade é bem diferente, e basta darmos uma passada rápida no site do IBGE Pesquisa mostra que, em 2016, 648,5 mil empresas foram abertas, enquanto 719,6 mil foram fechadas no país. Fechamento provocou recuo de 3,8% no pessoal ocupado e de 1,6% no pessoal assalariado.


Isso significa que o brasileiro tem feito caminhos inversos para manter a sua porta aberta e conseguir girar o seu negócio no mercado.


Empreendedores que buscam foco na gestão do negócio tem obtido sucesso não só em mantê-lo operando, mas indo além, alcançando crescimento e novos patamares de mercado.


Caso você tenha se visto dentro dessa estatística, esse artigo vai trazer mais clareza de como você poderá dar novos rumos e trilhar o caminho do sucesso!



O poder que você já tem, mas talvez ainda não saiba!


Caso tenha chegado até aqui, nesse exato momento você deve estar repensando várias das ações que já tenha tomado dentro da sua empresa e pensado quais delas te levaram para os próximos estágios e quais te impediram disso.


Caso tenha percebido nos parágrafos anteriores, os Micro Empreendedores [ME] foram obrigados a implementarem sistemas de emissão de notas fiscais eletrônicas, à partir de janeiro de 2019.


Esse processo dá mais agilidade nas informações de entrada e saídas sobre o contribuinte com a implementação da Nota fiscal Eletrônica do Consumidor, a NFCe.


Com essa obrigatoriedade, você provavelmente precisa investir em um sistema de gestão para a emissão dos documentos fiscais.



Pessoas negativas...


Aquele tipo de pessoa que enfrenta cada desafio como algo invencível, provavelmente vê esse investimento como algo destrutivo. E algumas das objeções são:


Algo que vai acabar com o meu negócio...

Algo que vai acabar com o meu capital de giro...

Algo que vai acabar com o meu tempo...

Algo que vai acabar com a minha paciência...


E por ai vai né?


Mas por outro lado [e esse é oque eu mais gosto] é interessante ter outro ponto de vista!


Pessoas positivas...


São aquelas pessoas que enxergam oportunidades disfarçadas em cada nova situação. Geralmente [e espero que você esteja neste grupo] essas pessoas não se acanham em mudar, quando se deparam com mudanças e, principalmente, fazem algo ainda maior, transformando isso em benefício para si.


Geralmente, essas pessoas pensam...


Agora vou ter uma visão melhor do meu negócio...

Agora vou conseguir identificar onde tenho errado mais...

Agora vou conseguir organizar melhor meu estoque...

Agora vou poder ter mais clareza entre minhas receitas e despesas...


e talvez se eu fosse continuar, pudesse dar um livro, sobre o que uma pessoa positiva possa pensar em investir em um sistema de gestão para a sua empresa.



O investimento em um sistema de gestão


Existem diversos tipos, portes, tecnologias, personalizados ou não...


Buscar um sistema de gestão para o seu negócio é uma tarefa importante, afinal de contas, você será obrigado a usá-lo, já que o governo exige isso.


Nossa missão aqui é mostrar a você, que é possível ir muito mais a fundo e explorar diversas possibilidades para que a gestão do seu negócio melhore ainda mais com o uso dele.


Sistemas e os diversos tipos de portes empresariais


Embora a finalidade seja basicamente a mesma, existem sistemas de gestão dedicados à portes específicos de empresa.


O pensamento sobre o investimento pode se concentrar também neste ponto.


Existem softwares focados em micro e pequenas empresas;

Existem softwares focados em indústria e empresas de grande porte;

Existem softwares focados em redes empresariais, grupos internacionais, empresas globais.


Você deve ficar atento para o tipo de sistema que deve estar procurando pois ele pode:


Oferecer mais do que você precisa e ser caro.

Oferecer menos do que suas necessidades e gerar custos adicionais e/ou prejuízos.


Tipos de tecnologia


Existem sistemas de gestão online, offline [instalado diretamente na máquina] e sistemas híbridos, quando há a possibilidade de ter o mesmo sistema das duas maneiras.


Sistema online - é um sistema baseado em tecnologia em nuvem, onde permite que você possa usar de qualquer lugar.


Sistema offline - é um sistema baseado em banco de dados local, não depende da internet para funcionar, mas limita você à usá-lo somente quando estiver dentro da empresa.


Sistema híbrido - é uma excelente opção, atualmente. Esse tipo de sistema permite você usar com mais segurança offline, instalado diretamente na máquina, mas também se comunica com a sua versão online, da qual lhe dá a liberdade de acessá-lo de outros locais.


Sistemas personalizados


Os sistemas personalizados geralmente são os que mais caros para a aquisição, pois demandam processos mais complexos de acordo com a sua necessidade e da sua empresa.


Por outro lado, são muito interessantes pois atendem totalmente as suas necessidades. Retirando funções e módulos desnecessários.




Até aqui você já conseguiu entender a sua real situação dentro do seu negócio, não é mesmo?


Acredito que agora você já tenha uma visão diferente sobre a importância de um sistema de gestão dentro da sua empresa.


Por isso, agora é hora de elevar ainda mais o seu conhecimento e te mostrar como fazer com um sistema dentro da sua empresa.



Um sistema é o centro de controle da sua empresa


Se mesmo até aqui você ainda não conseguiu ligar todos os pontos, você deve estar se perguntando...


Como gerenciar melhor a minha empresa com um sistema de gestão?


O sistema implantado dentro do seu negócio desde o início, é a oportunidade você acompanhar em detalhes tudo que acontece dentro da sua empresa.


Desde o início, você terá acompanhamento detalhado de estoque, gestão de vendas, histórico de preços, cadastro de clientes, cadastro dos seus fornecedores...


Isso significa que, desde o início, você o controle completo de tudo que acontece no negócio, e ainda...


Um grande centro de informações. Do qual será extremamente útil em processos de decisão, quando houver a necessidade de comparação de ações das quais você já tenha realizado, pretende realizar ou que até mesmo seu concorrente já tenha feito.


Mas você precisa ficar atento!


Um sistema de gestão é muito útil para o seu negócio desde que ele seja alimentado corretamente, frequentemente e, verdadeiramente.


E se você já tem um sistema, provavelmente deve estar pensando...


Dá tanto trabalho colocar tudo no sistema!


Dá sim, muito trabalho. Mas já imaginou o trabalho que dá em ter fazer uma análise completa toda vez que for fazer uma nova compra, mudar um preço, criar uma ação de marketing.


Se você está no está no estágio 1 do seu negócio, como viu mais acima neste artigo, uma excelente alternativa é buscar ajuda de empresas que dão suporte neste processo e pode te ajudar.


Deixe aqui nos comentários todas as suas dúvidas!


Um abraço e até o próximo artigo.


Marcus!

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