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  • Marcus Leal, M.Partner

As melhores práticas sobre contas à pagar que você precisa ler





Fazer a gestão financeira requer um grande esforço de construção de uma estrutura robusta, funcional e organizada do controle de toda a movimentação de tudo o que acontece na vida financeira da sua empresa.

Todos os dias, fazemos diversos processos de que vão trazer dinheiro para sua empresa como um recebimento, ou a realização de vendas, além de tirar dinheiro do seu caixa através de pagamentos, para várias frentes como vamos ver alguns tópicos à frente neste artigo, além usar os mais diversos tipos de meios de pagamento, tipo dinheiro, cheque, cartão de crédito e débito, promissórias, movimentações bancárias, boletos, por aplicativo e, agora, também através de PIX.

Gerenciar esses processos podem se tornar uma verdadeira dor de cabeça, com o volume e a periodicidade com que esse processo acontece. Isso vai depender, obviamente da maneira com a qual você realiza a gestão financeira da sua empresa.

Ainda muitas empresas que, por questões de comodidade, ainda optam em realizar esse processo apenas num caderninho, anotando tudo o que entra e sai. Mas isso não é prático. Basta precisar de uma informação de vários dias atrás e lá se vão algumas horas do seu dia até conseguir a informação correta e precisa.

O uso de sistemas de gestão ajudam muito nesse processo e aceleram a gestão, a produtividade e a segurança dos dados. Com os processos sistematizados, é possível manter toda a empresa interligada e cada movimentação cadastrada em um só lugar e com fácil acesso [às pessoas permissão, obviamente].

Se você está aqui, é porque, certamente, precisa melhorar a gestão financeira da sua empresa e esse artigo vai te ajudar com as melhores práticas.

Mais abaixo, separamos alguns pontos de destaque para ajudar você a entender melhor o seu processo e ajudar às eventuais necessidades.


Controle de movimentação financeira

A realização do controle dos processos de movimentação de tudo o que entra e o que sai é uma das etapas principais de todo o processo da gestão financeira.

Nos tópicos à frente, falaremos mais sobre a realização dos registros das entradas e saídas do seu caixa e das suas contas bancárias, mas por hora, vamos focar na importância do controle, que é o cuidado que você precisa ter para fazer uma boa gestão das suas contas à pagar.

A realização desse controle precisa ser rigoroso, rotineiro e estabelecer prioridade sobre os processos da empresa.

Geralmente o processo financeiro é negligenciado pelas empresas que, corriqueiramente, priorizam o processo de vendas, do atendimento e também do investimento em marketing e compra de mídia para atrair a atenção das pessoas.

Mas cada um dessas atividades estão diretamente ligadas ao processo de movimentação financeira.

O que acontece é que os empreendedores, provavelmente você seja uma pessoa assim também, está focado em fazer o negócio vender. Ou seja, fazer entrar dinheiro na empresa, ao passo que, para isso, é necessário gastar dinheiro, ou melhor, investir dinheiro para que ele retorne em forma de faturamento e, com algum lucro.

Mas a pergunta é: quanto você está gastando para que a sua empresa obtenha faturamento?

e ainda... Qual é o retorno desse investimento?

Se você não sabe quanto está gastando, não sabe quanto está retornando. Se está tendo lucro ou prejuízo.

Isso é preocupante, mas tem solução.


Use um bom sistema de gestão

Um bom processo de gestão de contas à pagar começa com o uso de uma boa ferramenta de gestão. Um sistema de gestão é fundamental para que a sua empresa possa gerenciar todo o processo, desde a chegada de uma mercadoria, até um carro de som usado para fazer a propaganda do seu negócio.


O uso do sistema de gestão vai possibilitar a centralização das informações e a organização de tudo o que acontece na sua empresa. O sistema costuma ser o coração da gestão do negócio, porque é a partir dele que podemos extrair informações valiosas para a tomada de decisão e correção de tudo aquilo que precisamos melhorar dentro da empresa.

A implementação de um sistema de gestão tornará os processos da sua empresa mais robustos, profissionais e diminui a ocorrência de erros.

Com um sistema de gestão a sua empresa vai passar a fazer o controle correto de:

  • gestão de compras

  • lançamento de notas fiscais e de serviços

  • gestão do estoque

  • gestão de vendas

  • lançamento das despesas de curto, médio e longo prazo

  • movimentações de caixa

  • movimentações bancárias


Além disso, o principal benefício está no processo analítico, com a geração prática e rápida de relatórios que vão nos ajudar à tomar decisões mais assertivas.


  • relatório de contas à pagar

  • relatório de fluxo de caixa

  • relatório de contas à receber

  • relatório de vendas

  • relatório de curva ABC de produtos

  • relatório de despesas

Isso vai possibilitar ao empreendedor ou ao empresário ter o controle do negócio nas mãos à todo o momento, libertando da sensação de não saber ao certo como a empresa está caminhando.


Registros do que entra e o que sai da empresa

Essa é a etapa que vai separar, verdadeiramente, o seu negócio do sucesso ou do fracasso.

O registro das operações foram deixados de lado por 90% das empresas que já atendemos ao longo dessa jornada de quase 4 anos da LEAL [no momento em que escrevo esse artigo]

Isso acontece porque o processo de controle de uma empresa não é exatamente um processo legal e divertido, como por exemplo, atender um cliente, testar produtos e realizar uma venda.

O processo de registro requer atenção, cuidado, perícia e dedicação. E é ai que muitos empreendedores se perdem.

A contradição de "fazer o que ama" remete às pessoas fazer apenas o que é bom, legal e divertido. Ao passo que fazer o que ama é, na verdade, gostar tanto daquilo a ponto de ter que fazer coisas que não gostar para que o resultado final seja incrível.

Além de não registrar em sua totalidade, ainda há empreendedores que registram parcialmente, os processos.

Vão operando o negócio durante o dia e, no fim do expediente, começa a realizar as operações.

Mas esse processo é perigoso e está rodeado de falhas. Basta um dia cansativo para o empreendedor dizer: "amanhã eu faço" e pronto, tudo estará perdido.

Os registros devem acontecer no ato, assim que ocorrem às movimentações. O processo do seu negócio precisa girar em torno disso para que obtenha sucesso e eficiência na sua gestão.