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5 Dicas para otimizar os processos do seu negócio



Tudo na sua vida é feita por processos, e no seu negócio não é diferente.

Dúvida disso? vou te dar um exemplo abaixo:

Se você possui um carro, certamente que estacionar em uma vaga é algo mais que comum e rotineiro, certo?


Mas você já parou pra pensar em todo o processo que envolve o simples ato de estacionar?


acompanha o raciocínio:

O primeiro passo é localizar uma vaga no estacionamento.

Ao localizar uma vaga, sinaliza-se com a seta, verifica-se os retrovisores, desacelera o veículo encostando na vaga, engata a ré, entra na vaga, desfaz o volante, e por fim, acerta-se o veículo na vaga.


Viu como uma coisa relativamente simples, tem todo um processo por trás? A mesma coisa acontece para as ações na sua empresa.

Uma venda, reposição de estoque, controle de financeiro, organização de materiais, e por ai vai.


Mas será que existe alguma maneira de otimiza-los? Confiro nesse artigo 5 dicas que vão otimizar os seus processos!


1- Faça uma análise de todos os seus processo internos.


O primeiro passo para otimizar os processos do seu negócio, é justamente definir quais são os processos.


Faça um mapeamento de tudo que é feito na empresa, cada função, e utilize esses critérios:


  • Onde se inicia e onde se encerra;

  • Quais setores estão envolvidos;

  • Quais os resultados almejados;

  • Qual é o objetivo final de cada processo.


Dessa maneira, temos um amplo documento com tudo que é feito no negócio, e respondemos perguntas como: onde, por quem, e por que tal processo será feito.


Podemos também identificar os processos que possuem falhas.


Exemplo: um dos processos do seu negócio é o lançamento de compras. Onde um funcionário do setor fiscal busca as notas de compra com o setor financeiro, as notas são apuradas, é feito uma conferência, e agora será lançada. Esse lançamento é feito por um sistema ou manualmente? o estoque e preço de venda será atualizado? as duplicatas da nota irão para os documentos de contas a pagar?



Levantando essas questões, podemos responder essas perguntas, e traçar as melhorias.


2- Trace as melhorias e soluções


Depois de identificar problemas nos processos, está na hora de pensar em como resolver.


Seguindo o exemplo, poderíamos ter o seguinte cenário:


Suas notas de compra estão sendo lançadas manualmente e está ocupando muito tempo? sua solução é um sistema de gestão.

Está tendo problemas para lançar as contas a pagar dessas notas? talvez esteja na hora de contratar um colaborador para ficar encarregado unicamente com essa função.


Trace as melhores formas de solucionar o problema, converse com seu time, e aplique as mudanças.


3- Comunicação interna



A comunicação entre os colaboradores é um ponto vital do negócio. É muito importante que a comunicação seja feita por diálogo aberto, e acessível a todos.


De maneira simplificada: se as equipes não se comunicarem de maneira transparente e objetiva, é possível que ocorram desencontros de objetivos.


Voltando ao nosso exemplo: Acabou de chegar mercadoria? é vital uma comunicação imediata aos setores financeiro, fiscal, e aos responsáveis por estoque. Para que assim todos possam fazer seu trabalho de maneira eficiente.


O setor fiscal vai fazer o lançamento da nota e conferir os impostos, o financeiro vai lançar as contas a pagar referentes à mercadoria, e será feita uma conferencia e atualização no estoque pelo responsável.


4- Treinamento de time

Mesmo depois de definir soluções para os problemas presentes na sondagem do passo 1, percebeu que os processos não melhoraram o resultado?


talvez esteja na hora de investir em treinamentos para seu time.


Essas mudanças podem não ser tão simples de ser acompanhadas por seu time (e isso é totalmente normal, principalmente se for implementado softwares ou ferramentas. Confira o passo 5), por isso é importante essa atenção no treinamento e qualificação para os novos processos.


Busque comunicar o motivo dessas mudanças, pode ser mais fácil a adaptação se o seu colaborador entender que sua função estará sendo otimizada.


5- Invista em tecnologia.


Sem dúvidas, o melhor amigo para otimização de processos é a tecnologia.


Se tem uma coisa que posso te recomendar é: substitua todo o seu papel e caneta por um computador.


É possível fazer tudo em softwares e ferramentas online hoje, de uma forma muito mais rápida e eficiente. Busque quais são as melhores ferramentas para você, e faça um teste.


Aqui na nossa base de conhecimento temos algumas dicas de ferramentas e softwares gratuitos que podem ajudar a sua empresa, basta clicar para dar uma conferida:


Download de XML de notas fiscais


Organograma empresarial


Planilha DRE (breve)


Análise de lucratividade e rentabilidade


Gestão de estoque


Gestão de fluxo de caixa


Calculadora de descontos


Análise de custos


Calculadora de preço


E tem mais coisas por vir!


Fique atento ao nosso blog, toda semana atualizamos com conteúdo para você!


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