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5 Dicas para otimizar os processos do seu negócio
Tudo na sua vida é feita por processos, e no seu negócio não é diferente.
Dúvida disso? vou te dar um exemplo abaixo:
Se você possui um carro, certamente que estacionar em uma vaga é algo mais que comum e rotineiro, certo?
Mas você já parou pra pensar em todo o processo que envolve o simples ato de estacionar?
acompanha o raciocínio:
O primeiro passo é localizar uma vaga no estacionamento.
Ao localizar uma vaga, sinaliza-se com a seta, verifica-se os retrovisores, desacelera o veículo encostando na vaga, engata a ré, entra na vaga, desfaz o volante, e por fim, acerta-se o veículo na vaga.
Viu como uma coisa relativamente simples, tem todo um processo por trás? A mesma coisa acontece para as ações na sua empresa.
Uma venda, reposição de estoque, controle de financeiro, organização de materiais, e por ai vai.
Mas será que existe alguma maneira de otimiza-los? Confiro nesse artigo 5 dicas que vão otimizar os seus processos!
1- Faça uma análise de todos os seus processo internos.
O primeiro passo para otimizar os processos do seu negócio, é justamente definir quais são os processos.
Faça um mapeamento de tudo que é feito na empresa, cada função, e utilize esses critérios:
Onde se inicia e onde se encerra;
Quais setores estão envolvidos;
Quais os resultados almejados;
Qual é o objetivo final de cada processo.
Dessa maneira, temos um amplo documento com tudo que é feito no negócio, e respondemos perguntas como: onde, por quem, e por que tal processo será feito.
Podemos também identificar os processos que possuem falhas.
Exemplo: um dos processos do seu negócio é o lançamento de compras. Onde um funcionário do setor fiscal busca as notas de compra com o setor financeiro, as notas são apuradas, é feito uma conferência, e agora será lançada. Esse lançamento é feito por um sistema ou manualmente? o estoque e preço de venda será atualizado? as duplicatas da nota irão para os documentos de contas a pagar?
Levantando essas questões, podemos responder essas perguntas, e traçar as melhorias.
2- Trace as melhorias e soluções
Depois de identificar problemas nos processos, está na hora de pensar em como resolver.
Seguindo o exemplo, poderíamos ter o seguinte cenário:
Suas notas de compra estão sendo lançadas manualmente e está ocupando muito tempo? sua solução é um sistema de gestão.
Está tendo problemas para lançar as contas a pagar dessas notas? talvez esteja na hora de contratar um colaborador para ficar encarregado unicamente com essa função.
Trace as melhores formas de solucionar o problema, converse com seu time, e aplique as mudanças.
3- Comunicação interna
A comunicação entre os colaboradores é um ponto vital do negócio. É muito importante que a comunicação seja feita por diálogo aberto, e acessível a todos.
De maneira simplificada: se as equipes não se comunicarem de maneira transparente e objetiva, é possível que ocorram desencontros de objetivos.
Voltando ao nosso exemplo: Acabou de chegar mercadoria? é vital uma comunicação imediata aos setores financeiro, fiscal, e aos responsáveis por estoque. Para que assim todos possam fazer seu trabalho de maneira eficiente.
O setor fiscal vai fazer o lançamento da nota e conferir os impostos, o financeiro vai lançar as contas a pagar referentes à mercadoria, e será feita uma conferencia e atualização no estoque pelo responsável.
4- Treinamento de time
Mesmo depois de definir soluções para os problemas presentes na sondagem do passo 1, percebeu que os processos não melhoraram o resultado?
talvez esteja na hora de investir em treinamentos para seu time.
Essas mudanças podem não ser tão simples de ser acompanhadas por seu time (e isso é totalmente normal, principalmente se for implementado softwares ou ferramentas. Confira o passo 5), por isso é importante essa atenção no treinamento e qualificação para os novos processos.
Busque comunicar o motivo dessas mudanças, pode ser mais fácil a adaptação se o seu colaborador entender que sua função estará sendo otimizada.
5- Invista em tecnologia.
Sem dúvidas, o melhor amigo para otimização de processos é a tecnologia.
Se tem uma coisa que posso te recomendar é: substitua todo o seu papel e caneta por um computador.
É possível fazer tudo em softwares e ferramentas online hoje, de uma forma muito mais rápida e eficiente. Busque quais são as melhores ferramentas para você, e faça um teste.
Aqui na nossa base de conhecimento temos algumas dicas de ferramentas e softwares gratuitos que podem ajudar a sua empresa, basta clicar para dar uma conferida:
Download de XML de notas fiscais
Planilha DRE (breve)
Análise de lucratividade e rentabilidade
E tem mais coisas por vir!
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